КАКВО ПРЕДСТАВЛЯВА MARC ЗАПИСЪТ
И ЗАЩО Е ВАЖЕН?
Когато днес разлистим библиотечно списание, присъстваме на библиотечна конференция или просто общуваме с колега библиотекар, е невъзможно да не попаднем на фрази от типа: „MARC формат”, „запис в MARC формат” или „съвместими с MARC формàта”. Въпреки че автоматизираната библиотечна система е изключително важна за библиотеките, много от библиотечните специалисти нямат възможност да посещават курсове, които да ги запознаят с основите на автоматизацията и с ролята на каталогизирането за машинен прочит (т.е. MARC).
Тази брошура обяснява възможно най-просто какво представлява MARC записът и дава основната информация, нужна, за да бъде разбран и оценен нормативният MARC запис. С библиографските записи се занимава „Увод в MARC формàта за библиографски данни”.
Глава I: Какво означава MARC?
Глава II: Защо е необходим MARC записът?
Глава III: Какво означават термините, използвани в MARC формàта?
Глава IV: Какво представлява нормативният MARC запис?
Глава V: Едновременно използване на нормативните MARC записи от различни библиотеки
Глава VI: Въпроси относно MARC данните
Глава VII: Заключение
Глава I
Какво означава MARC?
Какво означава MARC запис?
MARC е съкращение от MAchine-Readable
Cataloging , т.е. ‘каталогизиране за машинен прочит’.
A какво значи каталожен запис за машинен прочит?
За машинен прочит означава, че данните в каталожния запис могат да се разчетат и интерпретират от компютър. Следващите страници обясняват защо това е важно и как точно се осъществява.
Каталожен запис
Има два вида каталожни записи: 1) библиографски записи, които съдържат описание на книга, периодично издание, звукозапис, видеозапис и т.н. и 2) нормативни записи, които съдържат стандартизирани форми [т.е. начини на изписване] на имена, заглавия и предметни рубрики, използвани в библиографските записи и осигуряващи кръстосани препратки в каталозите. „Увод в MARC формàта за библиографски данни” описва първия вид, а тази брошура – втория.
Нормативен MARC запис
Нормативните MARC записи съдържат стандартизирани форми на: лични имена, названия на организации (институции, предприятия, дружества и пр.), названия на временни колективи, заглавия и предметни рубрики. По този начин нормативните записи упражняват нормативен контрол.
Нормативен контрол означава да се установи определена форма на име/ название и тя да се използва всеки път, когато името/ названието е точка за достъп в библиографския запис.
Например, ако сте търсили в някой онлайн каталог известната книга The Adventures of Tom Sawyer на Mark Twain, на екрана ви ще се появи следното:
| ЗАГЛАВИЕ: | The adventures of Tom Sawyer / Mark Twain ; with an introduction by Robert S. Tilton. |
| АВТОР: | Twain, Mark, 1835-1910. |
| ИЗД. ДАННИ: | New York : Signet Classic, [1997] |
| ФИЗ. Х-КА: | xxi, 216 p. ; 18 cm. |
| ЗАБЕЛЕЖКА: | Includes bibliographical reference (p. 213-216) |
| ПРЕДМЕТ: | Sawyer, Tom (Fictitious
character) -- Fiction. Boys -- Missouri -- Fiction. Mississippi River -- Fiction. Missouri -- Fiction. Adventure stories. |
Описанията по АВТОР и ПРЕДМЕТ (маркирани в синьо по-горе) подлежат на нормативен контрол. Те представляват признати форми на имена и предметни рубрики, включени в специални нормативни записи, и се използват като точки за достъп в библиографския запис.
Ако нямаше нормативен контрол, търсенето на книги в по-обемен каталог би било като търсене на игла в купа сено.
Важно е да се отбележи, че начинът, по който се изписва име/ название или предметна рубрика в нормативния запис, е базиран на общоприети конвенции за каталогизиране и за създаване на рубрикатори. Нормативният MARC 21 запис просто съхранява и предоставя тези предметни рубрики за ползване в автоматизираната библиотечна система; самият той не създава правилата за изписване на име/ название или предметна рубрика.
Не по-малко важно е, че нормативните записи, за разлика от библиографските, не представят документите от фонда на дадена библиотека, а по-скоро са средство, използвано от библиотекарите, за постигането на еднотипност на библиографските записи. Нормативните записи осигуряват връзки между имена/ названия и предмети (теми) в каталога, които са смислово свързани помежду си. По този начин се организира каталогът, а потребителите се улесняват при намирането на определени източници.
Нормативният запис включва три основни компонента:
1) редна дума, 2) кръстосани препратки и 3) забележки. (Нормативните MARC записи често съдържат и допълнителна информация.) Тези компоненти са описани накратко по-долу и се обсъждат в цялата брошура.
1) Редна дума
Стандартизираната, нормативната форма на название, предмет или заглавие, която се използва като точка за достъп към библиографския запис. Употребата на стандартизирани названия и предмети в библиографските записи има за цел да улесни едновременното търсене на сродни записи.
2) Кръстосани препратки
Това са препратки, които насочват потребителя от синоним на дадено название или предмет към съответната нормативна форма (препратка „вж.”), или пък от една нормативна форма към друга нормативна форма поради родово-видова връзка помежду им (препратка „вж. и”). Характерно за всеки нормативен MARC запис е, че препратките, свързани с дадена нормативна редна дума се съдържат или „проследяват” в самия него.
3) Забележки
Забележките в нормативния запис съдържат обща информация за стандартизирани редни думи или по-специализирана информация от рода на цитиране на източника, в който е намерена дадена редната дума (или не е намерена, ако е условна).
Да използваме Жорж Санд като пример за употребата на нормативен тип каталожен запис. Потребителите могат да търсят в каталога както по истинското й име Амандин Орор Люсил Дюпен, така и по псевдонима й Жорж Санд. Нормативният запис гарантира, че във всички библиографски записи името на авторката е изписано начина, който е най-добре познат и най-често използван. Така всички творби на авторката ще могат да бъдат намерени чрез една редна дума. Освен това в каталога ще има кръстосани препратки от другите имена и форми (които не се използват толкова често) към предпочитаната форма. Те дават възможност или на крайния потребител сам да приспособи търсенето си според правилната форма, или търсенето автоматично да се адаптира от системата.
Кратка терминологична справка
Глава II
Защо е необходим MARC записът?
Компютърът не може да разчита каталожните картички
Автоматизиран каталог не може да се създаде чрез просто въвеждане на информацията от каталожните картички в компютъра. Компютърът се нуждае от средство, с помощта на което да интерпретира данните от каталожния запис. MARC записът съдържа определени ориентири към данните – нещо като „табелки” – преди всеки елемент на нормативния запис.
Мястото в нормативния файл, което е предвидено за всички тези елементи (редни думи, кръстосани препратки и забележки), се нарича поле. Структурата на MARC файла позволява записите да имат неограничен брой полета, а полетата – неограничена дължина. Това се налага, защото редните думи например имат различна дължина (срв. „Plato” и „Kennedy, Albert J. (Albert Joseph), 1879-1968”).
За компютъра е необходимо определен тип информация винаги да започва и да свършва на едно и също място във всеки нормативен запис, а това не може да се очаква. Например забележка „вж. и” няма да започва винаги от 220-ия и да завършва на 248-мия символ в записите. Затова всеки MARC запис включва и кратко „съдържание” в съответствие с предварително определен стандарт.
„Табелки” към данните
Компютърът се нуждае от насочване, за да разчете нормативния запис и да го интерпретира правилно. Таблицата по-долу илюстрира каква информация трябва да означават съответните „табелки”.
След като информацията от нормативния запис е правилно разпределена към съответните полета, означени с „табелки”, и след като е запаметена във файла с данните, могат да се напишат компютърни програми за въвеждане на правилна пунктуация и за форматиране на текста така, че информацията да е коректно отразена на екрана. Могат да се напишат и програми за търсене на определени типове данни в рамките на съответните полета, както и за представяне на съответен списък от редни думи и препратки, отговарящи на дадени критерии за търсене.
Запис, в който „табелките” са дадени описателно
„ТАБЕЛКИ” ДАННИ
Същият запис с MARC тагове
„ТАБЕЛКИ” ДАННИ
Нужен е един стандарт
Бихте могли да организирате библиографската информация по свой собствен начин, но така библиотеката ви би била изолирана, възможностите й – по-ограничени, а работата ви – повече. MARC стандартът изключва дублирането на дейности и позволява на различни библиотеки пълноценно да използват едни и същи библиографски източници (вкл. и по едно и също време). Изборът на MARC дава възможност на библиотеките да се сдобият с надеждни нормативни данни. Ако дадена библиотека е разработила собствена автоматизирана система без употреба на MARC записи, тя не би могла да се възползва от предимствата на общия стандарт, чиято основна цел е да подпомага обмена на информация.
MARC стандартът позволява на библиотеките да използват готови автоматизирани системи за управление на библиотечните процеси. За различните по големина библиотеки се предоставя широка гама от системи, базирани на MARC формàта. Тези системи се поддържат и подобряват от производителите, така че библиотеките могат да се възползват от най-новите постижения на информационните технологии. Освен това MARC стандартът позволява на библиотеките да заменят една система с друга и при това да са сигурни, че данните ще се съхранят непроменени. В Глава V ще намерите повече информация за важността и ползата от нормативния MARC формат.
MARC 21
Конгресната библиотека на САЩ е първостепенен източник на нормативни записи както в самите Съединени щати, така и в целия свят (поради огромния й фонд и съвместните й програми с редица библиотеки). През 60-те години на XX в. тя се компютъризира и въвежда първия формат за каталогизиране за машинен прочит – LC MARC. Тази система отграничава различните типове библиографска информация с помощта на цифри, букви и символи в самия каталожен запис. Свързаният с нея нормативен формат се разработва от Конгресната библиотека през 70-те години на XX в. Тези MARC формати прерастват в MARC 21 и се превръщат в най-използвания стандарт за библиографски и нормативни записи. Нормативният MARC 21 формат, заедно с официалната документация, свързана с него, се поддържа от Конгресната библиотека на САЩ. Публикацията е озаглавена „MARC 21 формат за нормативни данни” (MARC 21 Format for Authority Data).
Двете таблици по-горе представят един и същ запис, първо описателно, т.е. с думи, а после с MARC тагове. Съпоставката им онагледява колко компактен формат е MARC 21 – дисковото пространство се пести. Във MARC 21 означенията „670”, „$a” и „$b” заместват думите „цитиран източник” и „намерена информация” във всеки нормативен запис. По този начин компютърното дисково пространство се използва по-ефективно.
Глава III
Какво означават термините, използвани в MARC формàта?
Тази глава е посветена на въпроса как да се чете, разбира и използва нормативният MARC запис. Тук ще намерите информация за това какво виждат на екрана библиотекарите, използващи автоматизирана библиотечна система, и с какво трябва да са наясно когато добавят, редактират или проверяват записите. Специално внимание е отделено на областите, обикновено използвани в нормативните записи.
Втората таблица в Глава II представя нормативен MARC запис, в който всяка част е означена с различна „табелка”. В действителност такива „табелки” се наричат: поле, таг, индикатор, подполе, код на подполето, обозначител на съдържанието. Тези термини, използвани в MARC 21 формàта, се обясняват по-долу.
1. ПОЛЕТАТА се обозначават с ТАГОВЕ
Поле
Всеки нормативен запис логически се поделя на полета. Има поле за редната дума, поле за препратките и т.н. Тези полета се състоят от едно или повече подполета.
Вече споменахме, че описателните названия на полетата (т.е. с думи) са прекалено дълги, за да се възпроизвеждат във всеки запис. Затова в MARC формàта тези названия представляват трицифрени тагове. (Въпреки че описателните названия на полетата могат да бъдат представени експлицитно в електронния каталог, това се определя от софтуера, а не от MARC записа.)
Таг
Всяко поле е обозначено с трицифрено число, наречено таг. Тагът съответства на типа данни в полето. Винаги само първите три цифри са таг, въпреки че при показване на екрана или разпечатка тагът и следващият го индикатор могат да се слеят в едно 4-5-цифрено число.
Примерни тагове, използвани в нормативен запис за лично име:
| 100 | редна дума индивидуален или първи автор |
| 400 | препратка „вж.” към лично име [към таг 100 в същия нормативен запис] |
| 500 | препратка „вж. и” към лично име [към таг 100 в друг нормативен запис] |
| 670 | забележка за източника на сведения за използваната редната дума |
По-долу е даден пример за поле. Тагът 100 го дефинира като поле за редна дума индивидуален или първи автор.
100 1# $a Woolf, Virginia, $d 1882-1941 |
Служба „Разпространение на каталожни записи” към Конгресната библиотека на САЩ предоставя подробен списък на всички тагове в двете си издания : пространното двутомно „MARC 21 формат за нормативни данни” (MARC 21 Format for Authority Data) и съкратеното в един том „Кратки MARC 21 формати” (MARC 21 Concise Formats). Тези издания са наситени с подробности и примери, затова ги препоръчваме при продължителна работа с MARC записи. За допълнителна информация вж. уебсайта на MARC 21: www.loc.gov/marc/.
Дори след бегло запознаване с нормативния MARC 21 формат библиотекарите обикновено започват да си служат с „езика” на този формат в разговорите си. Те бързо запомнят цифрите на полетата, които най-често попълват в създаваните от тях нормативни записи.
Най-често употребяваните тагове са схематично представени в Глава VIII. Някои от останалите тагове са представени в кратък списък в Глава IX.
2. Някои полета допълнително се определят от ИНДИКАТОРИ
Индикатори
След всеки таг има две позиции за символи (с изключение на полета от 001 до 009). Едната или и двете могат да се използват за индикатори. В някои полета се използва само първата или само втората позиция, в други – и двете, а в трети (като поле 010) не се използва нито една от тях. Когато позицията за индикатор остане неизползвана, индикаторът се смята за недефиниран. В настоящoто издание е прието празна позиция, т.е. недефиниран индикатор да се означават с #.
Стойността на всеки индикатор е от 0 до 9
(Тя може да се означи и с буква, но това е рядко.) Два индикатора един до друг изглеждат като двуцифрено число, но всъщност са две едноцифрени числа. Допустимите стойности на индикатора и значенията им са обяснени в документацията към формат MARC 21. В примера по-долу двете позиции след таг 100 (а именно 3 и #) са стойности на индикатори. Стойността на първия индикатор е 3, а на втория – #.
Стойност на първия индикатор 3 в полето за редна дума индивидуален или първи автор показва, че съответното име е на съавтори с една фамилия, а не име на един човек. Стойността на втория индикатор в поле 100 е недефинирана, така че се бележи с #.
100 3# $a Guelf, House of |
3. ПОДПОЛЕТАТА се разграничават едно от друго чрез КОДОВЕ НА ПОДПОЛЕТАТА и чрез РАЗДЕЛИТЕЛНИ ЗНАЦИ
Подполе
Повечето полета съдържат по няколко елемента от нормативното описание. Всеки отделен елемент в дадено поле се нарича подполе, а пред всяко поле има разделителен знак и код на подполето. Полетата от 001 до 009 нямат подполета.
Например полето за редна дума индивидуален или първи автор включва подполе за лично име, редно числително [след името на владетел], звания и дати, свързани с името.
100 0# $a Gustaf
$b V,
$c King of Sweden,
$d 1858-1950 |
Код на подполето
Кодът на подполето е малка буква (по-рядко цифра). Преди нея има разделителен знак, т.е. символ, използван да разделя подполетата едно от друго. Кодът на всяко подполе показва каква информация следва. (В документацията към „MARC 21 формат за нормативни данни” се изреждат и описват валидните кодовете на всички подполета.)
В горния пример кодове на подполета са: $a за лично име, $b за редно числително [след името на владетел] и $c за звания подобни думи, свързани с името на автора и $d за дати [обикновено година на раждане на автора].
Разделителен знак
За да се види на екрана или при разпечатка, че на даденото място има разделяне на информацията, отделните софтуерни програми използват различни символи. Ето няколко примерни разделителни знаци: (
), (@), ($), ( _ ), (
). В настоящата публикация знакът ($) се използва като разделителен знак в началото на подполето.
4. ОБОЗНАЧИТЕЛИ НА СЪДЪРЖАНИЕТО – това е сборен термин за тага, индикаторите и кодовете на подполетата
Трите обозначителя на съдържанието в полето – тагове, индикатори и кодове на подполетата – са ключ към систeмата от условни знаци на MARC 21. В книгата си „MARC за библиотечна употреба” Уолт Крофърд нарича систeмата от условни знаци на MARC 21 “стенографска” (вж. W. Crawford, MARC for Library Use (2nd ed. (Boston: G.K. Hall & Co., 1989), p. 5). Трите вида обозначители на съдържанието са стенографски символи за означаване и разясняване на нормативния запис.
Глава IV
Какво представлява нормативният MARC запис?
1. Съдържание на нормативния запис
Редни думи
За всяка нормативна форма на редна дума се прави отделен нормативен запис. Сред най-използваните нормативни файлове за названията е „Установени форми на имената” (Name Authority File) на Конгресната библиотека на САЩ. Редица примери в настоящето издание се цитират от там. Целият файл се предоставя безплатно от Служба „Разпространение на каталожни записи” на Конгресната библиотека на САЩ – вж. http://authorities.loc.gov.Нормативният списък на теми и топоними, най-често използван от американските библиотекари за справка, е Предметният рубрикатор на Конгресната библиотека на САЩ. Той се предоставя в електронен вид (на CD) или като разпечатка. Има и много други нормативни системи от предметни рубрики – например Предметният рубрикатор на Сиърс (Sears List of Subject Headings) или Тезаурусът за изкуство и архитектура (Art and Architecture Thesaurus). Фóрмата, т.е. начинът на изписване, на дадена предметна рубрика трябва да има еквивалент в тези списъци или поне да бъде конструирана по същите правила.
Всяка редна дума спада към една от следните категории: име (название), комбинация от автор и заглавие, унифицирано заглавие или предметна рубрика. Ето някои примери за редна дума:
Редната дума име (название) може да бъде лично име, название на организация, наименование на временен колектив, юридическо название (вкл. топоним).
100 1# $a Woolf, Virginia, $d 1882-1941
(Редната дума е лично име)
110 2# $a Association for Childhood Education International
(Редната дума е название на организация)
111 2# $a La Crosse Health and Sports Science Symposium
(Редната дума е наименование на временен колектив)
151 ## $a Mexico
(Редната дума е топоним)
|
Редната дума комбинация от автор и заглавие се състои от име/ название и заглавието на творбата. Частта с името включва лично име, название на организация, наименование на временен колектив или юридическо име. Частта със заглавието включва заглавието, по което даден библиотечен документ или дадена серия може да се идентифицира в каталога. Употребява се най-вече за класически произведения, които в различно време са публикувани с различно заглавие. Ето пример за редна дума име/ заглавие:
100 1# $a Dostoyevsky, Fyodor,
$d 1821-1881.
$t Crime and punishment |
Редната дума унифицирано заглавие се състои от заглавие, което не е свързано с определен автор. Един христоматиен пример:
130 #0 $a Bible. $l Latin. $s Vulgate |
Предметната рубрика може да бъде отделен термин или група от термини. Тагът за предмет се базира на първия термин в предметната рубрика – тема, жанр, географски данни, хронологични данни, лично име, название на организация, наименование на временен колектив или заглавие. Останалите термини в предметната рубрика са специфични подполета, наречени подрубрики.
100 1# $a Shakespeare, William, $d 1564-1616
$x Criticism and interpretation $x History
$y 18th century
150 ## $a Books and reading $z Argentina |
Препратки
Нормативните MARC 21 записи съдържат два вида кръстосани препратки: първите насочват потребителя от ненормативна редна дума, вкл. предметна рубрика, към нормативната (наричат се препратки „вж.” и за създаването им се използват тагове 4XX), а вторите – от една нормативна редна дума, вкл. предметна рубрика, към друга (наричат се препратки „вж. и” и за създаването им се използват тагове 5XX). В нормативния запис обаче няма експлицитно представени кръстосани препратки. Вместо това в него се „проследяват” синонимните редни думи и вариантът на нормативната редна дума, за който е направен записът. Създаването на кръстосани препратки – а не на отделни нормативни записи – позволява по-ефективно и точно представяне на нормативната информация в каталозите по начин, най-достъпен за потребителя. Така кръстосаните препратки могат да бъдат генерирани от системи, комбиниращи съдържанието на полето за препратка и поле 1XX за редна дума на запис.
Нормативни данни: 100 1# $a Twain, Mark, $d 1835-1910 (Стандартизирана редна дума) 400 1# $a Conte, Louis de, $d 1835-1910 (Препратка „вж.”) 500 1# $a Clemens, Samuel Langhorne, $d 1835-1910 (Препратка „вж. и”) |
Представяне на същите данни в електронния каталог:
Twain, Mark, 1835-1910
see also: Clements, Samuel Langhorne, 1835-1910
Clemens, Samuel Langhorne, 1835-1910
see also: Twain, Mark, 1835-1910
Conte, Louis de, 1835-1910
see: Twain, Mark, 1835-1910
|
Забележки
Възможно е нормативният MARC 21 запис да съдържа забележки. Те могат да са предназначени или за потребителите на електронния каталог, или само за библиотекарите, които използват записите в работата си.
Нормативни данни: 670 ## $a Phone call to National Register of Historic Places (Забележка, предназначена за библиотекарите) 680 ## $i Surgery performed on an outpatient basis. May be hospital-based or performed in an office or surgicenter. (Забележка, предназначена за читателите) |
2. Структурни компоненти на нормативните записи
Подобно на библиографските MARC 21 записи, нормативните MARC 21 записи имат три основни компонента: Лидер, Директория и променливи полета.
Лидерът дава информацията, която се изисква за обработката на записа. Тази информация се състои от цифри и кодирани стойности. Тяхното значение се определя от позицията, която заемат в Лидера. Лидерът се състои от 24 позиции за символи и е първото поле в нормативния MARC 21 запис. Повечето данни в Лидера са предназначени единствено за компютъра при четене и обработка на записа. (По темата по-подробно вж. Глава X.)
Директорията представлява поредица от данни, съдържащи [информация за] тага, за дължината и за началната позиция на всяко от прoменливите полета в записа. Тя има 12 позиции за въвеждане и винаги се генерира от компютъра. (По-подробно по темата вж. Глава XII.)
В Директорията местата на променливи полета се определят с помощта на трицифрен таг. Всяко поле завършва със знак за край. Най-често използваните променливи полета са описани в Глава VIII.
Важно е да се отбележи, че има два вида променливи полета:
1) Променливи полета за контрол – това са полета 00X. Въпреки че тези полета се идентифицират чрез таговете в Директорията, те нямат позиции за индикатори или за кодове на подполета. Вместо това могат да съдържат или отделен елемент от информация, или серия от данни с фиксирана дължина, чието значение се определя от позицията, която заемат в Директорията. Поле 008 например е едно от полетата за данни с фиксирана дължина или с фиксирани кодове на полета. То се състои от 40 символа за важна информация, но под фóрмата на абревиатури. Данните в него често се използват за идентификация и търсене на записи, съвпадащи по определени критерии. Поле 008 е разяснено по-подробно в Глава XI. Следва пример за променливо поле 008 за контрол:
008 860107in#acannaaan##########sa#ana#####u |
2) Променливи полета за данни – тези променливи полета съдържат две позиции за индикатори, код на подполето, състоящ се от два знака, и данни (именно в този ред). Следва пример за променливо поле 100 за данни (Основно описание индивидуален или първи автор):
100 1# $a Cameron, Simon, $d 1799-1889 |
Променливите полета за данни се групират в блокове според първия знак на тага. Той определя каква е функцията на данните в полето. Останалите два знака на тага показват каква по тип е информацията в полето. Блоковете са следните:
0XX Стандартни номера, класификационни индекси, кодове 1XX Редни думи (нормативни и препратки) 2XX Комплексни препратки „вж.” 3XX Комплексни препратки „вж. и” 4XX Препратки „вж.” 5XX Препратки „вж. и” 6XX Забележки 7XX Връзка между еквивалентни редни думи от различни тезауруси 8XX Алтернативна азбука 9XX Запазени за специфични нужди на местно ниво
В блокове 1XX, 4XX и 7XX има паралелни обозначители на съдържанието, които могат да ви помогнат да определите какво се съдържа в дадено нормативно поле. Значенията на последните два символа от таговете на полетата, с някои изключения, са следните:
X00 Лични имена X10 Названия на организации X11 Наименования на временни колективи X30 Унифицирани заглавия X48 Термини за хронология X50 Теми X51 Топоними X55 Термини за жанр/ литературна форма
При работа с нормативните записи е изключително важно да се помнят значенията както на първия символ на тага на дадено поле (напр. 1XX, 4XX, 5XX и 7XX), така и последните два символа на таговете. С тяхна помощ ще можете да „предвиждате” съдържанието на дадено поле, дори когато не знаете какво точно се съдържа в него.
Глава V
Едновременно използване на нормативните MARC записи от различни библиотеки
Вече доста години различни библиотеки едновременно използват не само едни и същи библиографски записи, но и еднаква нормативна информация. Въпреки че библиотеките могат да поддържат (и много от тях поддържат) собствени нормативни файлове за редни думи и предметни рубрики, много институции са открили, че поделянето на отговорността за поддръжката на нормативните файлове е не само по-ефективна, но и осигурява по-високо качество на записите. Още повече, че по този начин се изключва многократно създаване на един и същ нормативен запис от различни библиотекари. Програма NACO (Name Authority Cooperative – 'Програма за установяване норми на названията', която е част от Програмата за съвместно каталогизиране) позволява на институциите да подпомагат изграждането на LCNAF, т.е. на нормативния файл „Установени форми на имената” на Конгресната библиотека на САЩ. За повече информация относно проект NACO вж. www.loc.gov/catdir/pcc/.
Подобен, но по-нов проект е SACO (Subject Authority Cooperative Program – 'Програма за установяване норми на предметните рубрики', която е част от Програмата за съвместно каталогизиране). Тази програма е създадена с цел да предостави средство, с помощта на което библиотеките да предават на Конгресната библиотека на САЩ предметни рубрики и класификационни индекси. За повече информация относно проект SACO вж. www.loc.gov/catdir/pcc/.
MARC 21 позволява на библиотеките да участват в тези и в други програми за каталогизиране, предоставяйки им стандартно средство за представяне и разпространение на нормативна информация при това във форма за машинен прочит. Без стабилността на MARC библиотеките нямаше да могат да използват едни и същи нормативни данни, поне не така лесно, тъй като библиотечните системи не могат да комуникират помежду си. Вместо това MARC предоставя технически спецификации, които позволяват на библиотеките и на всички, които разпространяват нормативни данни, да комуникират помежду си. Освен това MARC дава възможност на производителите на автоматизирани библиотечни системи да проектират продуктите си така, че да могат да получават и обработват MARC записи.
Може да изглежда странно, че MARC предоставя стандартни технически спецификации на институции по цял свят. Конгресната библиотека на САЩ издава и актуализира „Спецификации на MARC 21 формат за структура на записа, серии символи и средства за обмен” (MARC 21 Specifications for Record Structure, Character Sets, and Exchange Media), за да подпомогне библиотеките и други организации, които създават или получават записи в MARC 21 формат. Материалът предлага техническа информация за структурата на MARC записите, за символите, използвани в тях и за формàта на средствата за разпространение на MARC 21 записите. Предназначен е за специалистите, занимаващи се с проектирането и поддръжката на системи за обмен и обработка на MARC записи.
Конгресната библиотека на САЩ отговаря за подръжката и актуализацията на MARC 21 формати за библиографски и нормативни данни. Във връзка с това Конгресната библиотека поддържа и електронен MARC форум (marc@loc.gov), който дава възможност на потребители от цял свят да се включат в дискутирането на предложени промени и други въпроси, свързани с MARC 21 форматите. Освен това Конгресната библиотека на САЩ и Националната библиотека на Канада провеждат открити заседания за обсъждане на промените в MARC 21 форматите.
Две са обединенията в САЩ, които преглеждат предложенията за промени в документацията към MARC 21 формàта: Комисията за Библиографска информация за машинен прочит (MARBI) и Консултативният комитет по каталогизиране за машинен прочит (MARC Advisory Committee). Първата е комисия на Американската библиотечна асоциация (ALA) и включва представители от трите функционални подразделения на ALA: техническо обслужване (ALCTS), автоматизация (LITA) и справочни услуги (RUSA). ALA предоставя за разискване в Комисия MARBI всички професионални проблеми, свързани с MARC формата. По-голямото обединение, Консултативният комитет, се състои от представители на институции и организации, които използват MARC 21 и участват в разработването му – напр. национални библиотеки, библиографски мрежи, книгоразпространителски дружества и научни асоциации. Комисия MARBI и Консултативният MARC комитет заседават на всяка конференция на ALA – годишна или зимна. Те се занимават основно с разглеждане и обсъждане на материали и предложения за промени и допълнения в съществуващите MARC формати (материалите и предложенията са създадени от или препратени чрез Конгресната библиотека на САЩ). При нужда Комитетът осигурява поддръжка за формàта в наскоро присъединени области. Решения за промени се правят при пълно единомислие на разглеждащите страни като отговортността се поема от националните библиотеки от типа на Конгресната библиотека на САЩ, Канадската национална библиотека и Британската библиотека.
Става ясно, че отделните библиотеки пряко се ползват от резултатите на работата по MARC 21 стандартите. Без нея библиотеките нямаше да могат така лесно и безпроблемно да използват едновременно едни и същи нормативни записи.
Глава VI
Въпроси около MARC данните
С развитието на компютрите и на техниката изобщо възникват въпроси за качеството на библиотечните данни и на автоматизираните библиотечни системи. Всеки библиотекар трябва да е наясно с тези системи и да разбира колко важни са те за собствената му библиотека.
A. Въпроси, свързани с данните
Когато оценяваме нормативните записи, трябва да си зададем ред важни въпроси. Ето основните: Какво е качеството на MARC данните? Кои MARC 21 полета са налице? Съобразени ли са данните с MARC записите на Конгресната библиотека на САЩ? Ако да, вижда ли се цялата информация от полетата в записите? Добавено ли е нещо към записа?
Някои библиотекари искат от книгоразпространителите примерни разпечатки на MARC записите, за да сравнят изчерпателността им и да проверят съвместимостта им с MARC 21 стандартите.
Оказва се, че съдържанието на нормативните записи до голяма степен определя успеха на автоматизирания нормативен контрол в дадена библиотека. Затова е изключително важно да се осигурят възможно най-висококачествени записи.
B. Софтуерни въпроси
Въпросите, които следват логически са: Оценяваната автоматизирана библиотечна система ползва ли каталожната информация в пълнота? Запазва ли всички данни, заедно с обозначителите на съдържанието? Запазва ли пълния запис без да налага някакви безсмислени ограничения върху броя на препратките или върху дължината на полетата за забележки?
Дори ако прехвърляните записи са коректно въведени и изчерпателни, коя да е система за библиотечна автоматизация ще може да използва от тях само това, което е запазено на твърдия диск.
Вижда ли библиотекарят MARC таговете, индикаторите и кодовете на подполета на екрана за въвеждане на данни? Правилно ли ги използва? Верни ли са кодовете на подполетата? (Информацията в Глава VIII помага да се оцени правилната употреба на обозначителите на съдържанието.)
След като записите са добавени към базата данни, е важно те да бъдат съхранени в MARC 21 формат за нормативни данни, тъй като могат да ни потрябват в бъдеще. MARC форматът е най-разпространеният стандарт в предлаганите на пазара библиотечни софтуери. Качеството на нормативните записи определя способността на дадена библиотека да участва в различни библиотечни програми.
Това поражда още един въпрос. Позволява ли системата копиране на записите и презапис върху преносима памет, за да могат да се използват и в други проекти – например участие в NACO? Има ли някаква програма, която да ги запише в MARC формат за обмен на данни?
Глава VII
Заключение
От тези страници научихте какво значи акронимът MARC, разбрахте защо е нужен един стандартен формат за нормативни данни и защо този формат е важен. Научихте се да различавате таговете, кодовете на подполетата и индикаторите. Разбрахте и какъв вид информация е записана в различните блокове обозначители на съдържанието, както и паралелното обозначаване на съдържанието в тези блокове. И най-важното – научихте какво представлява в действителност нормативният MARC 21 запис, как точките за достъп се записват в нормативния запис и каква е разликата между нормативни записи по предмет и нормативни записи по авторска отговрност.
След като усвоите основите на MARC 21 формàта за нормативни данни, представени в тази брошура, ще можете да затвърдите и разширите познатията си с помощтта на допълнителни материали по темата и курсове за каталогизиране онлайн. Някои избрани заглавия са посочени в библиографията. В началото нормативните MARC 21 записи може да ви изглеждат трудни, но в практиката бързо ще ги усвоите. И колкото повече навлизате в MARC 21 формàта за нормативни данни, толкова по-прост ще ви се струва.
Конгресна библиотека на САЩВсички права запазени © 2009-2010 Фондация НАБИС